makor technologies

מה צריך מתוכנת נוכחות לעסק

01/04/2013
מה צריכים מתוכנת נוכחות:
לפני שניגשים לרכישת שעון נוכחות, מומלץ להשקיע זמן קצר במחשבה על סוג תוכנת נוכחות העובדים אותה רוצים ליישם בעסק.
השאלה הראשונה שצריך לשאול היא: מה בעצם הבעיה אותה אנו רוצים לפתור בעזרת שעון נוכחות?
חלק יאמרו, פשוט לראות את שעות הכניסה והיציאה של העובדים בשביל להקפיד על שעות מדויקות יותר. אחרים יבקשו ניהול מלא של כל שעות הנוכחות, כולל שעות נוספות והעברה למערכת שכר.
ישנן תוכנות נוכחות המאפשרות חישוב בסיסי ופשוט של שעות הנוכחות: כניסה, יציאה, סיכום שעות וזהו. ישנן תוכנות נוכחות שיכולות גם לנהל משמרות, סניפים, פרוייקטים וכדומה.
ככל שהדרישה שלנו מתוכנת הנוכחות גבוה יותר, כך כנראה הפתרון יהיה יקר יותר.
 
הבסיס צריך להיות כמובן סיכום שעות יומי וחודשי. את דוח הנוכחות החודשי, אפשר להעביר למי שאחראי על הפקת המשכורות (חשב שכר, רו"ח...) והוא כבר ידע לחלק את שעות הנוכחות, לפי מה שמגיע בחוק, בהנחה שאתם לא משלמים שכר גלובאלי.
תוכנות מתקדמות יותר, יכולות לחשב בעצמם שעות 125%, 150%, הפסקות, חופשים, היעדרויות וכדומה ובעצם מפיקים דוח חודשי מלא שאפשר להעבירו ישירות לשתוכנת השכר בעסק או אצל רו"ח חיצוני.
 
דרישות נוספות מתוכנת הנוכחות, לפי צורך בית העסק, יכולות להיות:
עיגול שעות: עיגול שעות הכניסה והיציאה לשעות עגולות או חלקי שעה, בכדי למנוע דקות הקדמה או איחור מיותרות. לדוגמא, עובד המגיע בבוקר בשעה 07:55 או 08:03, שעת הכניסה שלו תעוגל לשעה 08:00. בצורה כזאת אפשר לחסוך דקות יקרות שבסופו של דבר יכולות להצטבר לשעות נוספות.
ניהול פרוייקטים: בהרבה מקומות עבודה, בעיקר בתחום ההייטק, לפעמים לא מספיק רישום של שעת כניסה ויציאה, אלא יש צורך לחשב שעות על פרוייקט מסויים, בכדי לשעת כמה שעות ביום/בחודש השקיע העובד במשימה כזאת או אחרת. כאשר יש דרישה של ניהול פרוייקטים, יש לשים לב שגם תוכנת הנוכחות וגם שעון הנוכחות צריכים לתמוך בנושא.
משמרות: חברות המעסיקות עובדים במשמרות, צריכות שתוכנת הנוכחות תדע לנהל את המשמרות בצורה הנכונה ביותר מבחינתן. יש צורך לוודא שהתוכנה יודעת לבצע את ניהול המשמרות לפי דרישת העסק.
ניהול סניפים: רוב תוכנות הנוכחות הבסיסיות אינן יודעות לנטר כניסה ויציאה של עובד מסניפים שונים. לדוגמא, כניסה בבוקר בסניף ראשל"צ, יציאה בצהריים מהסניף ונסיעה לסניף אחר ויציאה משם הביתה. במידה ויש צורך לנהל סניפים, יש צורך לוודא זאת עם בית התוכנה מראש.
העברה לשכר: לא כל תוכנות הנוכחות יודעות להעביר באופן אוטומטי את קובץ הדוח החודשי לתוכנת שכר חיצונית (שקלולית, מכפל, הר-גל...). לא לכל בית עסק יש צורך לייצא קובץ שכר, אך לפעמים מומלץ לעשות כך.
 
שירות לתוכנה: יש לוודא מראש האם התוכנה הינה ברישיון זמני מתחדש או במחיר חד פעמי. בנוסף, כדאי להבין האם השירות השנתי עבור התוכנה מחוייב או אופציונאלי וכמובן מה עלויות השירות החל משנה שנייה והלאה.
 
הדפסשלח לחבר
דרונט בניית אתרים

מקור טכנולוגיות (ג. מקורטק מערכות זיהוי בע"מ), פרשקובסקי 7 ראשל"צ טלפון: 03-9507079 פקס: 03-6053633
מרחב צפון - טלפון: 054-2561550